Нанимаете субподрядчиков во Флориде: собирайте их страховые сертификаты

Помощник кровельщика падает с лестницы на вашем объекте. Кровельная компания, которую вы наняли, должна была иметь workers’ comp, но полис закончился в прошлом месяце. Во Флориде этот пострадавший работник может стать вашей ответственностью. Разбираем, как работает правило и какие бумаги нужно получить от каждого субподрядчика до первого рабочего дня.

Почему бригада субподрядчика может стать вашей

Когда подрядчик передаёт часть работ по договору субподрядчику, Флорида считает всех, кто работает на этом объекте, — и людей подрядчика, и людей субподрядчиков — занятыми в одном бизнесе. Подрядчик отвечает за выплаты по workers’ comp им всем, кроме работников того субподрядчика, у которого есть собственное покрытие (s. 440.10(1)(b)). Отдел компенсаций работникам (Division of Workers’ Compensation) формулирует это прямо: если у субподрядчика нет покрытия для своих работников, они становятся работниками подрядчика, и при травме выплаты идут от подрядчика (DFS).

В строительстве до этого доходит быстро. Строительный работодатель обязан иметь workers’ comp уже при одном работнике (s. 440.02(20)(b)2). Люди, которым строительный подрядчик платит как субподрядчикам, считаются работниками, если у субподрядчика нет действующего exemption или своего покрытия, а «независимый подрядчик» в строительстве тоже приравнивается к работнику (s. 440.02(18)(c)). Форма 1099 этого не меняет — см. нашу статью помощник: работник или 1099?

Какие документы принимает штат

Закон говорит, что подрядчик обязан потребовать у субподрядчика подтверждение workers’ comp, а корпорация-субподрядчик с освобождённым officer должна дать копию сертификата exemption (s. 440.10(1)(c)). Что именно считается подтверждением, перечислено в правиле DFS 69L-6.032, и DFS прямо пишет: получить это нужно до начала работ (Rule 69L-6.032; FAQ DFS):

• У субподрядчика свой полис: любой один документ — копия Information Page полиса; скриншот из государственной базы Proof of Coverage, где видно действующее покрытие; или сертификат страхования плюс письменное подтверждение от агента или страховой компании, что workers’ comp действует.
• Субподрядчик работает через компанию лизинга персонала (PEO): сертификат, где застрахованным указана лизинговая компания, и её список работников, переданных субподрядчику, на дату, когда он вышел на ваш объект.
• Владелец с exemption: копия его Certificate of Election to Be Exempt или скриншот из государственного поиска exemption.
• Освобождённый владелец со своей бригадой: и то, и другое. Нужно подтверждение полиса на неосвобождённых работников и каждый сертификат exemption.

Читайте сертификат, а не только логотип

По правилу сертификат засчитывается как подтверждение, только если в нём есть всё перечисленное (Rule 69L-6.032(2)(c)):

• Имя, адрес и телефон продюсера (агента).
• Страховая компания, которая даёт workers’ comp.
• Название вашего субподрядчика как застрахованного.
• Номер полиса Workers’ Compensation and Employers’ Liability (или номер binder, если полис ещё не выпущен) и лимиты по обоим покрытиям.
• Подпись уполномоченного представителя.
• Даты, которые покрывают работу: дни, когда субподрядчик работает на вас, должны попадать между датой начала и датой окончания полиса.

Exemption тоже нужно проверять. Строительный exemption действует 2 года (s. 440.05(6)), распространяется только на указанного в нём officer (s. 440.05(11)) и привязан к конкретной корпорации: для работы в другой корпорации нужен новый сертификат (s. 440.05(3)). Officer должен выполнять работу по тому виду деятельности, который указан в сертификате (Rule 69L-6.032(4)). В строительной компании может быть не больше трёх освобождённых officers, и у каждого должно быть не меньше 10% акций (s. 440.02(18)(b)2). И сам сертификат прямо говорит, что он не является лицензией (s. 440.05(4)). Подробнее — в статье про exemption в строительстве.

Следите за сроками, пока идёт объект

• Если работа продолжается после окончания полиса или exemption, получите новые документы (Rule 69L-6.032(8)).
• Можно письменно зарегистрироваться у страховщика workers’ comp субподрядчика и получать письменное уведомление, если полис отменят или не продлят (s. 440.05(7)).
• Officer, который отзывает свой exemption, обязан уведомить подрядчика (s. 440.05(3)).
• Если ваш субподрядчик сам нанимает субподрядчиков, по тому же правилу он становится подрядчиком и должен собрать у них те же документы (Rule 69L-6.032(9)).
• Храните копии в деле объекта. По правилу подрядчик предоставляет эти документы штату по запросу.

Что будет, если документов нет

Если вы не получили подтверждение, а субподрядчик был без страховки, вы отвечаете за его работников. Если вы не обеспечили им покрытие, вам выдают stop-work order (предписание остановить работы) и штраф, причём при расчёте штрафа к вашему фонду оплаты труда добавляют зарплаты незастрахованных субподрядчиков. Если же вы собрали правильные документы, а субподрядчик всё равно остался без покрытия, предписание получает он, а не вы, — при условии, что ваши собственные работники застрахованы (Rule 69L-6.032(6)–(7)).

Stop-work order требует прекратить всю деятельность бизнеса, за каждый день работы в нарушение предписания начисляется штраф $1,000, а информация о предписании висит на сайте отдела не меньше 5 лет (s. 440.107(7)). Если у подрядчика лицензия по главе 489, департамент также сообщает об этом в DBPR (s. 440.107(14)).

Сертификаты ответственности и лицензии

Подтверждение workers’ comp требует закон. Сертификат general liability (общей гражданской ответственности) субподрядчика обычно требует ваш договор с владельцем или генподрядчиком. Попросите сертификат на точное название компании субподрядчика, с датами, которые покрывают ваш объект, и с формулировкой additional insured, если её требует ваш собственный договор. Помните: статус additional insured даёт endorsement (дополнение) к полису субподрядчика, а не сам сертификат; разницу мы объясняем в статье о сертификатах страхования. Страховая компания обязана по запросу подтвердить сертификат подрядчика (s. 624.447).

Проверяйте и лицензии. Подрядчик обязан отдавать на субподряд электрику, механические системы, сантехнику, кровлю, работы с листовым металлом, бассейны и кондиционирование, если у него нет лицензии по этой специальности (s. 489.113(3)). Лицензию субподрядчика можно найти в поиске лицензий DBPR.

Чек-лист на каждого субподрядчика

1. До первого дня: подтверждение workers’ comp в одной из принятых форм или exemption плюс полис на бригаду.
2. Сертификат general liability на точное название компании, с endorsements, которых требует ваш договор.
3. Проверка лицензии для лицензируемых специальностей.
4. Все даты окончания — в календаре, новые документы запрашиваются заранее.
5. Письменный запрос страховщику субподрядчика на уведомления об отмене.
6. Всё это — в деле объекта, на случай запроса штата.

О вашем собственном покрытии — на страницах страхование для подрядчиков во Флориде, страхование для мастеров (handyman) и general liability. Мы работаем на русском — подробнее о русскоязычном страховом агенте в Майами.