¿Contrata subcontratistas en Florida? Pida y guarde sus certificados de seguro

El ayudante de un techador se cae de una escalera en su obra. La compañía de techos debía tener workers’ comp, pero la póliza venció el mes pasado. En Florida, ese trabajador lesionado puede pasar a ser su responsabilidad. Así funciona la regla y estos son los papeles que debe pedir a cada subcontratista antes de empezar.

Por qué el equipo de su sub puede convertirse en sus trabajadores

Cuando un contratista subcontrata parte de su obra, Florida considera que todos los que trabajan en ese proyecto, los del contratista y los de los subcontratistas, están empleados en un mismo negocio. El contratista responde por los beneficios de workers’ comp de todos ellos, salvo los empleados de un subcontratista que tenga su propia cobertura (s. 440.10(1)(b)). El DFS lo resume así: si el sub no tiene cobertura, sus trabajadores pasan a ser empleados del contratista, que paga los beneficios si alguien se lesiona (DFS).

Un empleador de construcción con un solo empleado ya debe tener workers’ comp (s. 440.02(20)(b)2). Quien cobra de un contratista de construcción como subcontratista cuenta como empleado, salvo que el sub tenga una exención válida o su propia cobertura, y el “contratista independiente” en construcción también se considera empleado (s. 440.02(18)(c)). Pagar con 1099 no cambia nada; vea nuestra guía sobre el ayudante: ¿empleado o 1099?

Qué pruebas acepta el estado

La ley dice que el contratista debe exigirle al subcontratista una prueba de workers’ comp, y que el sub constituido como corporación con un oficial exento debe entregarle copia del certificado de exención (s. 440.10(1)(c)). La Regla 69L-6.032 del DFS detalla qué sirve, y el DFS indica que hay que obtenerlo antes de empezar el trabajo (Regla 69L-6.032; preguntas frecuentes del DFS):

• Sub con póliza propia: cualquiera de estas opciones: copia de la página de información (Information Page) de la póliza; una captura de pantalla de la base de datos Proof of Coverage del estado que muestre la cobertura vigente; o un certificado de seguro más una confirmación por escrito del agente o de la aseguradora de que el workers’ comp está vigente.
• Sub con personal arrendado (PEO): un certificado a nombre de la compañía de arrendamiento, más su lista de empleados asignados al sub el día en que empezó en su obra.
• Dueño con exención: copia del certificado de exención del oficial (Certificate of Election to Be Exempt) o una captura de la búsqueda de exenciones del estado.
• Dueño exento que trae a su equipo: las dos cosas. Necesita prueba de una póliza para los trabajadores no exentos y cada certificado de exención.

Lea el certificado, no solo el logotipo

Según la regla, un certificado sirve como prueba solo si muestra todo lo siguiente (Regla 69L-6.032(2)(c)):

• Nombre, dirección y teléfono del productor (el agente).
• La aseguradora que da el workers’ comp.
• El nombre de su subcontratista como asegurado.
• El número de póliza de Workers’ Compensation y Employers’ Liability (o de binder si aún no se emitió) y sus límites.
• La firma de un representante autorizado.
• Fechas que cubran el trabajo: los días en que el sub trabaja para usted deben quedar dentro de la vigencia de la póliza.

Las exenciones también se revisan. Una exención de construcción vale 2 años (s. 440.05(6)), se aplica solo al oficial que aparece en ella (s. 440.05(11)) e indica la corporación; si la persona trabaja para otra corporación, necesita un certificado nuevo (s. 440.05(3)). El oficial debe hacer trabajo del oficio que figura en el certificado (Regla 69L-6.032(4)). Y el propio certificado aclara que no es una licencia (s. 440.05(4)). Más detalles en nuestra guía sobre exenciones en la construcción.

Manténgalo al día mientras dure la obra

• Si el trabajo sigue después del vencimiento de la póliza o de la exención, pida pruebas nuevas (Regla 69L-6.032(8)).
• Puede registrarse por escrito con la aseguradora de workers’ comp del sub y así recibir aviso por escrito si la póliza se cancela o no se renueva (s. 440.05(7)).
• Quien revoca su exención debe avisar al contratista (s. 440.05(3)).
• Si su sub contrata a otros subs, pasa a ser contratista bajo la misma regla y necesita los mismos papeles de ellos (Regla 69L-6.032(9)).
• Guarde copias en el expediente: el contratista debe entregarlas al estado cuando se las pidan.

Qué pasa si faltan los papeles

Si usted no obtuvo las pruebas y el sub no tenía seguro, usted responde por los empleados del sub. Si no ha asegurado esa cobertura, recibe una orden de suspensión de trabajo (stop-work order) y una multa, y la nómina de los subs sin seguro se suma a la suya para calcularla. Si usted reunió las pruebas correctas y aun así el sub se quedó sin cobertura, la orden va contra el sub, no contra usted, si sus propios empleados están cubiertos (Regla 69L-6.032(6)–(7)).

Una stop-work order obliga a detener todas las operaciones del negocio, conlleva una multa de $1,000 por cada día que se siga trabajando en violación y se publica en el sitio web de la división por al menos 5 años (s. 440.107(7)). Si el contratista tiene licencia del capítulo 489, también se avisa al DBPR (s. 440.107(14)).

Certificados de responsabilidad civil y licencias

El workers’ comp lo exige la ley; el certificado de responsabilidad civil general (general liability) del sub suele exigirlo su contrato con el dueño o el contratista general. Pida un certificado con el nombre exacto de la empresa, fechas que cubran su obra y la redacción de asegurado adicional que pida su contrato. Recuerde que la condición de asegurado adicional sale de un endoso en la póliza del sub, no del certificado; nuestra guía de certificados de seguro explica la diferencia. Toda aseguradora debe verificar, si se lo piden, el certificado de un contratista (s. 624.447).

Revise las licencias. Un contratista debe subcontratar los trabajos eléctricos, mecánicos, de plomería, techos, láminas de metal, piscinas y aire acondicionado, salvo que tenga licencia en ese oficio (s. 489.113(3)). La licencia estatal del sub se puede consultar en la búsqueda de licencias del DBPR.

Lista para cada subcontratista

1. Antes del primer día: prueba de workers’ comp aceptada, o la exención más una póliza para el equipo.
2. Certificado de responsabilidad civil general con el nombre exacto y los endosos que pida su contrato.
3. Verificación de la licencia en los oficios que la exigen.
4. Cada vencimiento en su calendario, con pruebas nuevas pedidas a tiempo.
5. Solicitud escrita a la aseguradora del sub para recibir avisos de cancelación.
6. Todo en el expediente de la obra.

Para su propia cobertura, vea seguro para contratistas en Florida, seguro para handyman y responsabilidad civil general.