Exención de workers’ comp en la construcción en Florida: renovación y límites

Si tiene una pequeña compañía de construcción en Florida, la exención de workers’ comp que guarda en el teléfono o en la camioneta trae impresa una fecha de vencimiento. Si se le pasa, ante la ley vuelve a ser empleado de su propia compañía. Aquí explicamos quién puede tener una exención de construcción, qué límites pone la ley, cómo se renueva y cómo verificar cualquier exención. Si su duda es si un ayudante cuenta como empleado, lea nuestra guía de empleado o 1099.

Qué es una exención y qué no es

La exención permite que un oficial de una corporación, o un miembro de una LLC, se excluya a sí mismo de la ley de compensación laboral de Florida. La División de Compensación Laboral la emite a la persona, no a la empresa. Una vez emitida, ese oficial deja de considerarse empleado y no puede cobrar beneficios de workers’ comp (DFS; sección 440.05(13)).

• Solo protege al oficial que aparece en ella. El certificado se aplica a la persona nombrada y a nadie más (sección 440.05(11)). En construcción, una empresa con uno o más empleados debe tener workers’ comp, y los dueños sin exención cuentan (sección 440.02(20); preguntas frecuentes del DFS). Al solicitarla, el oficial certifica que los empleados de la compañía están asegurados.
• No es una licencia de contratista. Por ley, el propio certificado aclara que no es una licencia del Departamento de Regulación Profesional y de Negocios (DBPR) (sección 440.05(4)).
• No es un seguro. Si usted se lesiona, no paga nada. Solo lo saca del conteo.

Quién califica: los límites de la ley

Para la industria de la construcción, la ley y la División piden lo siguiente (sección 440.02(11), (18)(b); exenciones de construcción del DFS):

• La corporación o LLC está registrada y activa en la División de Corporaciones de Florida, y usted figura allí como oficial.
• Usted es dueño de al menos el 10%: de las acciones en una corporación, o de la LLC si es miembro.
• Como máximo tres oficiales de una compañía, o de un grupo de compañías afiliadas (corporaciones y LLC juntas), pueden estar exentos.
• No está vinculado a una orden de paralización de obra (stop-work order) activa y tiene una licencia de conducir válida (la División acepta una vencida hace 30 días o menos).

El dueño único y los socios de una sociedad no aparecen en esta lista. En construcción, la ley los cuenta como empleados (sección 440.02(18)(c)). Para tener exención, el negocio debe ser una corporación o una LLC.

Cómo se solicita

Todo se hace en línea, en el sistema Notice of Election to be Exempt de la División. Según la sección 440.05(3), la solicitud incluye su nombre, fecha de nacimiento, número de licencia de conducir o de ID de Florida, sus licencias de contratista del capítulo 489, el número de la compañía en la División de Corporaciones, su porcentaje de propiedad y el número federal de contribuyente (FEIN) de cada compañía para la que trabaja. También certifica que completó el tutorial en línea de la División sobre cobertura y cumplimiento. Debe firmarla usted mismo: dar información falsa es un delito grave de tercer grado (sección 440.05(4)).

El cargo estatal es de $50 por cada exención de construcción o renovación (sección 440.05(8)), y el sistema en línea cobra $1 adicional por conveniencia. La División tiene 30 días para revisar la solicitud, y la exención aprobada aparece en la búsqueda pública de exenciones al día siguiente (DFS).

Dura dos años: cómo renovarla

El certificado vale 2 años desde la fecha de vigencia. Las dos fechas van impresas en el documento, y vence a la medianoche del día indicado. Al menos 60 días antes, la División envía un aviso a la dirección del certificado o al correo electrónico registrado (sección 440.05(6)), así que mantenga su correo al día.

1. Busque la fecha de vencimiento en su certificado o en la búsqueda de exenciones.
2. Use la opción Renew Exemption, no una solicitud nueva. No la presente más de 90 días antes del vencimiento: la División advierte que una renovación anticipada anula la exención anterior para la misma empresa (DFS).
3. Pague los $50 de la renovación, imprima el nuevo certificado y envíe copias a los contratistas con los que trabaja.

Si se vence, el oficial que trabaja a cambio de pago vuelve a contar como empleado (sección 440.02(18)(b)). Una compañía de construcción sin la cobertura exigida puede recibir una orden de paralización y una multa del doble de lo que habría costado la cobertura en ese período, o de $1,000, lo que sea mayor (sección 440.107(7)).

Cuándo necesita un certificado nuevo

• Otra compañía. El certificado indica el nombre de la corporación. Si empieza a trabajar para una que no aparece, necesita un certificado nuevo (sección 440.05(3)).
• Ya no cumple los requisitos. Si su participación baja del 10% o deja de figurar como oficial, la exención puede ser revocada (sección 440.05(12)).
• La revoca usted. Si es subcontratista, debe avisarle a su contratista (sección 440.05(3)).

Cómo verificar cualquier exención

El portal Proof of Coverage de la División tiene una búsqueda de exenciones (Exemption Search) con los oficiales y miembros que se excluyeron. Puede buscar por nombre del empleador o por FEIN y filtrar entre construcción y otras industrias. Búsquese usted mismo unos meses antes de la fecha.

Para el contratista general es una obligación legal: debe pedir a cada subcontratista prueba de workers’ comp, y el sub que sea corporación con un oficial exento debe entregarle copia del certificado (sección 440.10(1)(c)). La División acepta esa copia o una captura de pantalla de la búsqueda de exenciones, obtenida antes de empezar la obra (preguntas frecuentes del DFS). Tenga presente el límite: la exención cubre al dueño del sub, no a su cuadrilla. Si ese sub tiene trabajadores sin seguro, la ley los trata como suyos (sección 440.10(1)(b)). Nuestra guía del certificado de seguro (COI) explica qué documentos pedir.

Dónde entra el seguro

La exención responde una sola pregunta: ¿cuenta el dueño? El día que contrata a un ayudante, la compañía necesita una póliza de workers’ comp. Además, la exención no responde por daños a la propiedad del cliente ni por lesiones a terceros; eso es la responsabilidad civil general, una póliza aparte. Nuestra página de seguro para contratistas explica las dos coberturas.